JOAN LIPPINCOTT
LOS BIBLIOTECARIOS Y EL TRABAJO EN EQUIPOS
INTERDEPARTAMENTALES
El trabajo
en equipo es una de las técnicas administrativas populares de la actualidad. Es
cada vez más común que los bibliotecarios académicos trabajen con gente de
otros departamentos de la universidad con el fin de resolver problemas,
distribuir servicios, desarrollar recursos de la información, crear
instalaciones bibliotecarias y formular políticas. Equipos integrados por
bibliotecarios y profesionales de la computación crearon sitios web
universitarios, ofrecieron talleres para el personal y los usuarios,
planificaron res para el personal y los usuarios, planificaron laboratorios y
centros educativos de tecnología y diseñaron mostradores de servicio al
público. Equipos de docentes, bibliotecarios y tecnólogos asesores, entre
otros, crearon experiencias de aprendizaje basadas en la red, incorporando
recursos electrónicos de la información como un aspecto integral del programa
de estudios. Equipos de profesores, alumnos, bibliotecarios y tecnólogos
desarrollaron proyectos de edición, como revistas electrónicas, tesis
electrónicas y bases de datos. Equipos de bibliotecarios, tecnólogos y expertos
en evaluación están trabajando para fijar medidas con respecto al uso y al
valor de la tecnología y de los recursos electrónicos de la información en las
universidades.
Como se
describe en el artículo "Cambio de funciones en las bibliotecas de
investigación" (página 15 de este número de ARL), muchos de los puestos
existentes o deseados en las bibliotecas de investigación -como webmaster,
coordinador de bibliotecas digitales y coordinador de servicios electrónicos de
acceso público- incluyen responsabilidades relacionadas con los recursos
electrónicos. Al contratar gente para estos puestos, las bibliotecas deberían
tener en cuenta que, debido a la naturaleza de los trabajos, muchas de las
personas a ocuparlos van a participar de un trabajo cooperativo
interdepartamental. La capacidad de los candidatos para triunfar dentro del
equipo y trabajar bien con otros grupos de profesionales debería ser un factor
importante en el proceso de selección para estos puestos.
Uno de los
factores que impulsan el trabajo en grupo es la toma de conciencia de que
muchos proyectos complejos, en el entorno actual de la información, requieren
experiencia, que muy pocas veces se puede encontrar en una sola persona o aún
en un grupo de profesionales. Para diseñar un programa electrónico de edición,
por ejemplo, los docentes pueden contribuir con contenido, el personal de la
editorial universitaria con estándares técnicos y con un modelo económico, los
bibliotecarios con políticas y con la experiencia en preservación y los
tecnólogos en informática con una infraestructura técnica para el almacenaje y
la distribución. Ninguno de estos grupos por separado podría reunir todas las
habilidades necesarias para diseñar un programa de edición en forma adecuada.
Otro factor
que incentiva el trabajo en equipo es la naturaleza cada vez más entrecruzada
de los problemas e inquietudes entre los grupos de profesionales. En el pasado,
por ejemplo, los bibliotecarios generalmente no prestaban mucha atención a los
temas relacionados con las políticas sobre derechos de autor de la universidad.
Pero en el entorno de red, se podría declarar legalmente responsable a la
unidad de tecnología de la información, según el caso, si un estudiante violara
la ley de derecho de autor publicando obras completas en su sitio Web personal
sin autorización. Es por ello que los tecnólogos en informática deben trabajar
junto con los bibliotecarios u otros empleados de la universidad, como los
miembros del consejo universitario, a fin de diseñar políticas para toda la
institución que tomen en cuenta los valores y los requisitos legales.
Características
del Trabajo en equipo, Grupos de trabajo y Trabajo cooperativo
Los autores
de publicaciones sobre administración utilizan con frecuencia los términos
"trabajo en equipo", "grupos de trabajo" y "trabajo
cooperativo" como sinónimos. Estos términos denotan características
particulares con respecto a cómo se llevan a cabo las tareas y cómo trabaja la
gente y se relaciona entre sí detrás de un objetivo.
Los
bibliotecarios ya trabajaron antes con muchos otros departamentos de la
universidad -como el centro de computación-, y de estos trabajos cooperativos
adquirieron, y a la vez aportaron, experiencia. Pero en general esas relaciones
no eran grupos de trabajo auténticos, sino relaciones en las que se retribuía
el talento. En un verdadero grupo de trabajo, cada sector contribuye con algo
de valor a la relación y cada miembro obtiene beneficios.
Una de las
claves de las relaciones exitosas -según escritores como Katzenbach y Smith,
Kanter y Henderson- es el desarrollo de una misión en común por parte de los
integrantes de un equipo o compañeros en un proyecto. Por ejemplo, los
bibliotecarios y tecnólogos en informática que trabajan conjuntamente a fin de
diseñar un programa educativo para estudiantes pueden volver atrás e
identificar que el objetivo del proyecto es enseñar técnicas de búsqueda,
organización y administración de la información, y no técnicas
"bibliotecarias" o "informáticas". Planear un laboratorio
de computación en una biblioteca se puede convertir en un verdadero proyecto
cooperativo si los bibliotecarios y tecnólogos en informática desarrollan
objetivos en común para el proyecto; por ejemplo, ofrecer un área pública donde
los alumnos y usuarios en general puedan acceder a los recursos de la
información y recibir ayuda del personal disponible sobre problemas técnicos y
de contenido. En los programas bibliotecarios tradicionales de instrucción,
comúnmente se considera al bibliotecario como un orador invitado que
complementa el material básico del curso. En un programa de estudios
desarrollado en forma cooperativa, que incorpora recursos de la información en
red, los bibliotecarios se convierten en verdaderos compañeros del cuerpo
docente, compartiendo el desarrollo de la filosofía, pedagogía y evaluación
fundamental del curso.
Desarrollar
una misión en común puede parecer una tarea sencilla, pero con mucha frecuencia
se la pasa por alto en los proyectos cooperativos. A menudo los miembros de un
equipo se centran en sus intereses locales, no están abiertos a puntos de vista
más amplios y se convierten en críticos de los principios y del estilo de
trabajo de sus compañeros de otras profesiones. Al comenzar el trabajo, los
equipos se deberían reunir para llegar a un acuerdo con respecto al proyecto y
al vocabulario técnico que usarán. Se deben fijar las formas y los parámetros
de trabajo que sean aceptables para todas las partes, así como los canales de
comunicación que conducirán a un intercambio de ideas y planes.
Trabajar en
grupo no implica perder la propia identidad profesional. Una segunda clave para
el éxito es que los miembros del equipo valoren la experiencia que aporta cada
miembro a un proyecto. Este es un punto muy importante, dado el resentimiento
ocasional entre algunos grupos de profesionales y el énfasis en los
estereotipos o condiciones y no en las contribuciones positivas que cada grupo
puede hacer a una iniciativa. En los equipos exitosos, muchas veces se aprenden
técnicas nuevas de los otros compañeros y cada uno contribuye con su capacidad
en alguna fase del proyecto.
Los
bibliotecarios y los equipos interdepartamentales: Factores para el éxito
El personal
elegido o designado para un proyecto en equipo, del que participan otros
departamentos de la universidad, tal vez necesite capacitación en este tipo de
trabajo para tener éxito en el proyecto. Si bien la gente designada para un
proyecto de trabajo conjunto generalmente se elige por su experiencia
profesional o técnica, también son necesarias ciertas condiciones sociales, como:
* buena
disposición para forjar una misión común, fuera de la misión específica de la
unidad;
* interés
por compartir la jerga y las definiciones de los términos técnicos;
* buena
disposición para aprender aspectos de los conocimientos de los otros compañeros
y
* habilidad
para apreciar las diferencias y no criticar o estereotipar las profesiones de
los demás.
Los
administradores pueden ayudar a que su personal tenga éxito en un equipo o
grupo de trabajo de varias maneras. Por ejemplo:
* ayudando a
pensar en términos más amplios y a fijar objetivos institucionales en vez de
particulares;
*
concediendo el tiempo suficiente para los proyectos cooperativos dentro de
sus responsabilidades;
* premiando
las actividades cooperativas en los informes de desempeño y de promoción y
permanencia en el empleo;
* forjando
relaciones positivas con los otros departamentos a nivel administrativo y
minimizando los conflictos entre grupos.
Los
proyectos cooperativos pueden dar como resultado contribuciones sustanciales
para la institución y sus objetivos, debido a la naturaleza integral de los
proyectos y a la intervención de varios sectores, al acercamiento de cada
unidad involucrada y a las habilidades nuevas adquiridas por el personal. Es
necesario que los trabajos en equipo se lleven a cabo comprendiendo bien sus
características y los tipos de habilidades que necesita el personal para
conseguir sus propósitos.
Proyectos
& Equipos Interdepartamentales de la CNI
Cómo
trabajar juntos
Nuevas
comunidades de aprendizaje
Servicios de
información a nivel institucional
Cómo evaluar
el entorno académico en red
Editoriales
universitarias en el entorno de red
Captura y
almacenamiento de tesis electrónicas
Se puede
encontrar información sobre los proyectos de la CNI que destacan el trabajo de
equipos interdepartamentales en el sitio Web http://www.cni.org/ de la CNI.
Recursos
Libros y
artículos útiles sobre trabajo cooperativo, útiles sobre trabajo cooperativo,
grupos de trabajo y trabajo en equipo:
* Henderson, John C. "Plugging into Strategic
Partnerships: The Critical IS Connection." Sloan Management Review 31, no.
3 (1990): 7-18.
* Kanter, Rosabeth M. "Collaborative Advantage:
The Art of Alliances." Harvard Business Review 72 (Julio-Agosto 1994):
96-108.
* Katzenbach, Jon R., ed. The Work of Teams. (Boston:
Harvard Business School Press, 1998.)
* Katzenbach, Jon R. and Douglas K. Smith. The Wisdom
of Teams. (Nueva York: HarperBusiness, 1994.)
http://www.arl.org/newsltr/208_209/team.html
Joan
Lippincott, Director Ejecutivo Adjunto,
Coalición
para la Información en Red
Traducido
con la correspondiente autorización del autor.
Departamento
de Informática y Sistemas.
Facilitado
por la Biblioteca Nacional
de la República Argentina