DARYL C. YOUNGMAN
REFLEXIONES ACERCA DEL PERSONAL
BIBLIOTECARIO EN LA ERA DE LA TECNOLOGÍA
ELEMENTOS BÁSICOS PARA HACER FRENTE AL
CAMBIO
Resumen
La tecnología es el
hoy y es el futuro. La tecnología cambió para siempre
la manera en que los
bibliotecarios atienden a los usuarios y todo indica que este cambio continuará. A medida que se
instrumentan servicios nuevos, los
bibliotecarios
comienzan a cumplir tareas muy diferentes. El recurso
humano es esencial
para el éxito de un servicio basado en la tecnología y
las bibliotecas
enfrentan el desafío de desarrollar e instrumentar esos
servicios a la vez
que mantienen los tradicionales, casi siempre sin
aumentar el personal.
El soporte de los servicios electrónicos requiere
una capacitación
especial y, en muchos casos, más horas del personal, no
menos. Cada
biblioteca debe encontrar sus propias soluciones para este
dilema, pero muchas
encontrarán útil un modelo que combina tres elementos
básicos: contar con
bibliotecarios experimentados, contratar
bibliotecarios recién
graduados y adoptar prácticas de supervisión
creativas.
Introducción
Las bibliotecas se
ven arrastradas por las corrientes de una tecnología
que cambia
rápidamente. Al mismo tiempo que continúan ofreciendo los
servicios de
información tradicionales, los bibliotecarios desarrollan
nuevas aptitudes y se
capacitan en las nuevas funciones que son necesarias
para dar soporte a
los servicios basados en la tecnología. Esta tuvo su impacto en casi todas las facetas de las tareas bibliotecarias. Ahora el personal
encargado de la actividad de selección
de material debe proveer a los usuarios acceso a los recursos
digitalizados sin ser
propietario de los mismos. Los catalogadores deben
hacer que estos
recursos estén disponibles. Los bibliotecarios de
referencia siguen
ayudando a los usuarios en la biblioteca, pero ahora la
mayoría tiene otra clientela que accede en
forma remota.
La misión del
bibliotecario -ofrecer a los usuarios un excelente servicio
de información- no
cambió, pero la tecnología agregó varias dimensiones
nuevas a esta tarea.
(Grodzins-Lipow, 1997) Cumplir con esta misión puede
ser difícil. La
mayoría de las bibliotecas no está en condiciones de hacer
modificaciones
rápidas. Los presupuestos están relativamente asignados y
admiten pocos ajustes
para los emprendimientos especiales. En muchas
bibliotecas, la
rotación de personal es insuficiente y no facilita los
cambios rápidos de
direcciones. En general, los fondos para crear más
puestos son difíciles
de obtener. Incorporar servicios basados en la
tecnología
generalmente aumenta, en vez de disminuir, las horas de trabajo
del personal que debe
desarrollar y
mantener servicios
efectivos para los usuarios.
En este contexto, las
bibliotecas deben diseñar las soluciones apropiadas
para las condiciones
locales. Si bien las alternativas son muchas, hay
varios elementos
básicos que son comunes a la mayoría de las bibliotecas y
que se pueden aplicar
en muchas combinaciones, según lo requieran las
opciones de
administración y los recursos. La conjunción adecuada de estas
estrategias de cambio
puede ayudar a que las bibliotecas reconsideren las
necesidades actuales
de atención al usuario, mientras se sientan las bases
para el soporte continuo de un servicio
basado en la tecnología.
Nuevas funciones
A medida que se
instrumentan servicios nuevos, los bibliotecarios
comienzan a cumplir
funciones muy diferentes. El ritmo del cambio es
asombroso, en
especial para las bibliotecas que están acostumbradas a la
estabilidad en la
organización y los fondos. La tecnología está impulsando
un cambio en todas
las responsabilidades de una biblioteca.
Los bibliotecarios
encargados de las adquisiciones aún seleccionan y
adquieren libros y
revistas tradicionales, pero también deben enfrentar
muchos problemas de
acceso sin titularidad con las bases de datos electrónicas alquiladas, los
servicios
de acceso a artículos
de revistas en texto completo y otros servicios que
se adquieren sólo en
forma virtual. (Grodzins-Lipow, 1997) Con estos
nuevos recursos llega
un eventual campo minado de problemas de licencias.
Los bibliotecarios no
pueden, ni deben, actuar como abogados, pero el
análisis hecho por un
bibliotecario es esencial para asegurar que los
contratos de licencia
de productos sean apropiados para las condiciones
locales y los
patrones anticipados de uso de los usuarios.
También los
catalogadores están empezando a cumplir otras funciones al
intentar mejorar el
acceso a los nuevos recursos. Ahora no solamente
procesan libros, sino
también CD-ROMs, discos de computación e ítems en
formatos múltiples.
Los sistemas de automatización de las bibliotecas
crecieron en cuanto a
sofisticación. Los catalogadores deben tomar
decisiones
fundamentadas sobre asuntos tales como crear enlaces a revistas
electrónicas o
gestionar conexiones de la colección bibliotecaria a varias
bases de datos.
Además, crean registros que contienen medios múltiples de
acceso a un recurso
determinado. Los usuarios esperan contar con registros
que incluyan fondos
impresos,
microformas y accesos
directos a una versión electrónica del ítem. Los
registros deben
interactuar perfectamente con el OPAC y con una creciente
variedad de índices,
servicios en texto completo y navegadores.
La catalogación de
Internet es una tarea que ha recaído en los
bibliotecarios. La
aplicación del sistema de metaetiquetas de Dublin Core
;todavía en
evolución- es una tarea que no existía hace algunos años, pero
está adquiriendo
importancia rápidamente como una función más de los
bibliotecarios.;No es
un conjunto de elementos de metadatos lo que va a
reemplazar al formato
MARC. Va a evolucionar junto a él (Chepesiuk,
1999) Además de
adquirir y procesar recursos en una variedad de formatos
nuevos, las
bibliotecas participan cada vez más de la creación de estos
recursos. Las
iniciativas de una biblioteca digital (un término aún por
definir) generan
muchos recursos de información de contenido local que
requieren diferentes
esquemas de control bibliográfico.
Ultimamente los
bibliotecarios de referencia experimentan un doble riesgo.
A la vez que siguen
atendiendo a los usuarios en los puntos de atención al
público de la biblioteca,
, muchos
también dan soporte a
una clientela creciente de usuarios de acceso
remoto, esos usuarios
más exigentes y menos pacientes que tienen mayores
expectativas (Rettig,
1993). En muchos casos necesitan una asistencia
especial, aún cuando utilizan los mismos
recursos (electrónicos) que los
usuarios que
concurren a la biblioteca. Las preguntas enviadas por correo
electrónico y las
páginas Web enlazadas exigen la atención del personal de
referencia, y la
operación virtual de referencia puede ser más compleja y
demandar más tiempo
que el servicio tradicional brindado en el edificio de
la biblioteca. A
medida que la tecnología avanza, los bibliotecarios de
referencia tienen una
mayor responsabilidad como instructores de los
conocimientos de
información (Osorio, 1997) Grodzins-Lipow cree que la
mayor variedad de
funciones nuevas se está observando en las áreas de
referencia.
El sitio Web universal
se convirtió en una herramienta estándar para
muchas bibliotecas y
su uso creó varias funciones para los bibliotecarios.
Muchas bibliotecas
utilizan ahora su sitio Web como plataforma exclusiva
para el servicio
electrónico al público. El aporte de los bibliotecarios
es necesario una
interfase Web bien
diseñada y una estructura con enlace de páginas que
facilite el uso
eficiente. Una vez creada, el personal debe comprometer su
tiempo para mantener,
modificar y actualizar el sitio Web. Los enlaces van
y vienen, los URL se
modifican y la combinación de recursos ofrecidos a
través del sitio Web
cambia continuamente. La automatización carga con
parte del trabajo,
así como los técnicos de algunas tareas, pero en muchas
bibliotecas la mayor
parte del desarrollo y del mantenimiento del sitio le
corresponde a los
bibliotecarios. El proyecto CyberStacks (sm) ilustra el
reconocimiento de
estas nuevas funciones, entre otras. (Universidad del
Estado de Iowa, 1999)
Por lo tanto, las
bibliotecas enfrentan la necesidad de utilizar en forma
efectiva los recursos
limitados de personal para responder al creciente
número de desafíos
conducidos por la tecnología. Replantear las normas y
las tareas existentes
del personal, contratar nuevos empleados para
intercambiar
conocimientos y poner en práctica una supervisión creativa
puede ayudar a
encontrar las soluciones que terminen con los problemas
actuales y que sean
lo suficientemente flexibles para adaptarse a los
futuros cambios.
Recurrir a
Recurrir a los
bibliotecarios senior
Un recurso
significativo para hacer frente al cambio son los
bibliotecarios con
experiencia. La mayoría de las bibliotecas no puede
cubrir la cantidad de
puestos que se necesitan para las
nuevas funciones,
de manera que es
esencial incluir bibliotecarios senior en los planes de
soporte de la nueva
tecnología. Con sus conocimientos del historial de
organización, estos
bibliotecarios cumplen un papel importante colocando a
la tecnología en
perspectiva con los servicios tradicionales de atención
al usuario. A la par
con el cambio, se debe mantener un equilibrio entre
el cambio y la
estabilidad para asegurar el mejor servicio al público,
evitar el desgaste y
mantener al personal activo.
Los bibliotecarios
con experiencia pueden ser considerados inflexibles,
pero después de haber
pasado un largo tiempo en un puesto, responden de
una forma bastante
positiva al desafío de una serie de responsabilidades
que incluye las
funciones nuevas creadas por la tecnología. Las nuevas
tareas laborales
relacionadas con la última tecnología motivan a los
bibliotecarios
expertos y constituyen un medio excelente de evitar la
inactividad y el
desgaste. (Boyer, 1990) También pueden desempeñar una función importante como
tutores de los
nuevos bibliotecarios
incorporados al personal. Esta puede ser la clave
del éxito en el
momento de analizar otro factor para enfrentar el cambio:
los bibliotecarios
que recién finalizan la carrera y que están preparados
para las nuevas
habilidades tecnológicas.
Contratar nuevos
bibliotecarios
En todas esas
extrañas ocasiones en las que es posible contratar personal,
se debe prestar mucha
atención a los aspirantes que traen nuevas
habilidades críticas
directamente desde la escuela de bibliotecarios. Es
lógico que los
responsables de la elección tengan grandes expectativas en
los bibliotecarios de
hoy. Muchos graduados recientes de la escuela de
bibliotecarios
incorporan al mercado laboral habilidades tecnológicas
específicas que no
existían hace unos años. Esta especialización permite
que una persona que
acaba de ingresar sea productiva en una función nueva
y no tradicional, a
la vez que adquiere experiencia en tareas más
tradicionales basadas
en materias. En algunos casos, se crea una sinergia
en la cual la
flamante experiencia y el entusiasmo de un nuevo
bibliotecario
catalizan el interés de los bibliotecarios expertos y los
ayuda a ver el valor
de adquirir y ayuda a ver el valor de adquirir y
aplicar las últimas
habilidades.
La oportunidad de
agregar un puesto o de contratar personal para ocupar
uno vacante también
ofrece la posibilidad de reconsiderar los modelos de
organización y de
contratación de personal en una biblioteca o
departamento. En
muchas ocasiones, las bibliotecas adoptan
desacertadamente
prácticas de empleo de personal que, si bien fueron
efectivas en el
pasado, tal vez no sean las mejores para las condiciones
actuales o futuras.
La contratación de un bibliotecario puede ser un
momento excelente
para revisar el organigrama y reestructurar los puestos
del personal
existente. Un análisis minucioso de las necesidades actuales
y estimadas puede dar
por resultado un proyecto de contratación que
generará un nuevo
miembro realmente efectivo.
Desafiar a los
supervisores
Las dotes de mando
constituyen otro elemento que puede tener un impacto
positivo en los
esfuerzos por hacer frente a los cambios introducidos por
la tecnología. Es
indudable que la estabilidad y la previsión no parecen
formar parte del
futuro de las bibliotecas. Como dijo Glenn Brudvig, el
cambio será demasiado
rápido, demasiado complejo y demasiado desorganizado
como para que los
métodos tradicionales de los métodos tradicionales de
dirección sean
efectivos. Los supervisores deberán concentrarse más en el
diseño de la
organización y de sus políticas, orquestar el cambio e
integrar los
servicios y los materiales nuevos con los viejos (Brudvig,
1992) En ese
contexto, deben tratar de formar un personal capaz de
responder a los
objetivos actuales y lo suficientemente flexible para
desempeñarse en forma
efectiva en un futuro incierto.
Los supervisores
pueden comenzar por evaluar las necesidades de los
usuarios y las
aptitudes actuales de su personal. Esta evaluación permite
identificar las
capacidades que son necesarias pero que no se encuentran
en el personal
existente. Las opciones son varias: reconsiderar el
rendimiento del
personal existente, contratar personal nuevo o reorganizar
los servicios
ofrecidos. Las dos primeras se pueden instrumentar como se
sugiere más arriba.
La reorganización de los servicios representa un
desafío especial para
los supervisores.
Las bibliotecas
ofrecen una inmensa variedad de servicios y, en general,
es muy difícil
eliminar uno de ellos por completo. En consecuencia, un
supervisor que trata
de reorganizar los servicios enfrenta un desafío real
cuando designa al personal
y diseña un
programa para
distribuir en forma equilibrada tanto los servicios nuevos
como los
tradicionales. (Biblioteca del Congreso, 1999)
Las respuestas a este
desafío ya han sido pronosticadas. Las estructuras
de servicio enlazadas
y la reasignación de las responsabilidades del
personal, como lo
proyecta Rettig, están pasando a ser algo común en las
bibliotecas. (Rettig,
1993) Dentro de estos organigramas, los supervisores
pueden hacer hincapié
en los servicios que más necesitan los usuarios y
que representan lo
que más se adapta a la misión y las capacidades de la
biblioteca. Se puede
seguir ofreciendo otros servicios pero en forma
moderada. Las tareas
que antes no se consideraban de oficina pueden
asignarse a los
empleados que estén correctamente capacitados, o aún
automatizarse. Se
pueden mejorar las funciones de los practicantes y del
personal que asiste a
los estudiantes. (Benefiel, 1997) Los proyectos de
esta naturaleza
posibilitan que el escaso personal brinde el mejor
servicio al usuario.
Una vez que se
determinó el mejor grupo de servicios, el nivel de soporte
y el organigrama, se
pueden instrumentar los planes. Después de modificar
en forma creativa las
tareas individuales,
los bibliotecarios
con experiencia pueden asumir nuevas responsabilidades,
pero hay que asignar
tiempo y fondos para una capacitación formal e
informal adecuada.
(Boyer, 1990) Tal vez haya que modificar los modelos de
empleo tradicionales
para acomodar a los nuevos bibliotecarios contratados
según sus
capacidades. En conjunto, estos elementos colocarán a la
biblioteca en un
mejor posición para responder a los futuros cambios.
Cualquiera sea el
modelo que se diseñe para hacer frente al cambio, las
bibliotecas deben
concentrarse en la flexibilidad del personal y de la
estructura, y en
fomentar una cultura de organización que promueva el
aprendizaje continuo,
con el fin de mantenerse al tanto de los nuevos
desarrollos y proveer
un servicio al usuario que mejore cada día.
(Brudvig, 1992)
Conclusión
La tecnología lleva a
los bibliotecarios a asumir nuevas funciones:
algunas son
agradables, otras no, pero casi todas son en beneficio de los
usuarios. En la
mayoría de los casos estas funciones se suman a las
obligaciones
tradicionales, no las reemplazan. Se seguirán creando nuevos
servicios, pero
muchos de los servicios bibliotecario muchos de los
servicios
bibliotecarios tradicionales continuarán de alguna manera en el
futuro previsible.
Las bibliotecas enfrentan el desafío de cumplir con la
creciente demanda de
servicio con un personal y un presupuesto limitado,
pero el cambio puede
operarse haciendo uso de varios elementos que son
comunes a la mayoría
de las bibliotecas. Cada biblioteca puede desarrollar
su propio programa de gestión de cambios
que tenga en cuenta los elementos
básicos: personal
experimentado, contrataciones nuevas y prácticas de
supervisión
creativas.
La flexibilidad es la
clave del éxito. Las aptitudes personales
(capacidades,
actitudes e ideologías) y profesionales (manejo de la
información y el
acceso a ella) serán decisivas para mantener la
flexibilidad
necesaria para prolongar el éxito en el futuro. (Spiegleman,
1997) Si aceptan la
tecnología, combinan los elementos apropiados para
operar el cambio y
adoptan una postura de cambio, las bibliotecas estarán
bien ubicadas para
hacer frente a los futuros desafíos tecnológicos en la
atención al usuario.
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Association, Washington, D.C.
Daryl C. Youngman
Presidente de las Bibliotecas de Ciencia
de la Universidad Estatal de Kansas
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Traducido con la
correspondiente autorización del autor.
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Facilitado
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